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メールに共有フォルダのリンクを張り付ける方法

メールに共有フォルダのリンクを張り付ける方法

メールに共有フォルダのリンクを張り付ける方法

経理部などの管理部門ではおうおうにして社内で共有フォルダを利用していることと思います。

いずれの管理部門でも管理フォルダが多角化、及び、階層化し、どのフォルダにどのデータを格納したのか、わかりづらくなることが多々あるのではないでしょうか。

 

この時、特定のデータや特定のフォルダを、チームメンバーや他の管理部門に知らせる方法として、メールによるリンクアドレスの共有があります(下記のようなメール/青字部分がリンク)。

このようなリンクを作成する方法はいくつかありますが、ここでは簡単にリンクを作成できる方法の2つ紹介します。

 

共有フォルダのリンク作成方法

① 右クリック+ドラッグ

1つ目の方法は、リンクを作成したい対象を右クリックし、そのままメールの本文にドラッグする方法です。

 

まずは、下記の図のようにリンクを張りたいメールと、共有したいデータのフォルダが確認できるウィンドウを開きます。

コピーするリンクの対象は下記の画像の「監査法人資料依頼」のフォルダです。

続いて、この「監査法人資料依頼」のフォルダにカーソルを合わせて右クリックを押し、そのまま押し続けドラッグします。

するとこのように以下のようになります。

そして、そのままマウスの右側を押し続け、メールの本文の貼り付けたい場所までカーソルを移動します。

ここでようやくマウスの右クリックを離すと下記の画面が表示されるので「ここにハイパーリンクを作成(H)」をクリックします。

すると下記のように青字のリンクが作成・表示されます。

これでメール内への共有フォルダのリンクの作成は完了です。

このリンク作成方法は、共有フォルダそのもののリンクを作成する方法ですが、共有フォルダ内のデータ(例えばエクセル)のリンク作成にも併用できます。

※このようなエクセルデータのリンクも作成可能

共有フォルダと同様に右クリックし、メール本文にドラッグします。

青字の2段目が、エクセルデータのリンク先です(エクセルデータの末尾には.xlsxが表示されます)。

 

② Shiftキー + 右クリック → パスのコピー 

続いての方法は、上記で紹介した方法と同様にまずは共有したいデータのフォルダが確認できるウィンドウを開きます。

そして、「監査法人資料依頼」のフォルダにカーソルを合わせます(下記画像参照)。

ここで「Shift + 右クリック」を押します。

するとこんな画面が表示されます。

ここで「パスのコピー(A)」をクリックすると、共有フォルダのリンク情報がコピーされます(なお、Shiftを押さないで右クリックしても「パスのコピー(A)」は表示されません)。

 

続いてメール本文に移ります。

ここで単純に張り付け(ペースト…Ctrl+V)をしても以下のようになり、ハイパーリンクにはなりません

そこで「Ctrl + K」のショートカットキーを押します。

すると以下の画面が表示されます。

この赤枠の「アドレス(E):」先ほどコピーしたパスを貼り付けます(ペースト…Ctrl+V)。

「アドレス(E):」にパスを張り付ける

これでEnterを押すか、OKをクリックしたら完了です。

これも①の方法同様に、フォルダだけでなくワードやエクセル等のデータのリンク作成にも使用可能です。

 

経理等の管理部門が最低限抑えておきたいエクセルショートカットをまとめた記事はこちら。

【Excel】経理が覚えておきたいエクセルショートカットキー【Excel】経理が覚えておきたいエクセルショートカットキー ショートカットーキーシリーズ第2弾。 前回はWindowsのショー...

 

※なお、文中の意見にわたる部分は筆者の私見であり、いずれの団体等の見解を代表するものではありません。 

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