仕事のこと

メール(PCで送る時)に費やす時間を減らす方法

今日は時短術の1つをお伝えします。

知らない人は思わぬ損をしている可能性もあります!まだやってない人は是非試してみてください。

 

メールの時短術

メールって、毎回毎回同じような文章を打つことが多いですよね。

 

お世話になっております。

どうぞよろしくお願い致します。

〇〇〇〇株式会社

ありがとうございます。

 

等々、人によって多少違いはあると思いますが、こんな文章を作る時にいちいち入力していたらそれは時間がもったいないですし、めんどくさいって思う事も多いと思います。

 

なので、私の場合は「単語の登録」で楽しています。

例えば、

 

「お世話になっております。」

 

の場合、私は「おせ」と入力してスペースキー(変換キー)を押すと、最初の変換文字が

 

お世話になっております。

 

となるように設定してあります(「おせ」→「お世話になっております。」)。

これをやっておくだけで、毎日使うメールの入力の負担がかなり軽減されると思います。

時間的にもですが、一番は精神的なわずらわしさの軽減になるので非常にオススメです。

 

「単語の登録」の設定方法

では早速「単語の登録」の設定方法についてみていきましょう。

言語バーの「」の箇所にマウスをあわせて右クリックすると、以下の画面が表示されます。

(言語バーは、パソコン画面の右下に出ているやつですね、「あ」とか「A」等表示されています)

 

ここで、単語の登録をクリック。

すると、以下の画面が表示されます。

そして、先ほどの例であげた、「お世話になっております。」の場合であれば、

以下のように入力して、登録するだけです。

品詞の「短縮よみ」の箇所を選択します。

ここはあまり重要ではないかなと思いますが、念のため、「短縮よみ」を選択しておくと良いでしょう。

慣れればこの登録自体すごく簡単ですし、日々の業務に良い影響を与えてくれます。

 

ちなみに私はメールアドレスもこの単語登録していて、

 

めーる」で変換すると

「y.yano.cpa@gmail.com」

と出てきます。

 

今どき複数のメールアドレスを使い分けている人も多いと思いますが、

いくつも登録できますので、よく使うものは登録しておくと非常に便利です。

 

まとめ

このように普段の業務の中で効率化できることを増やしていくのは非常に重要だと思います。

時間がない人ほど見返してみるといいでしょう。

 

必要のないものに時間をかけるのは勿体ないですから、日々効率化を頭の片隅において業務に取り組んでいくのが理想です。

 

余談

この単語登録以外にも、スニペットツールというものもあるそうです(phrase express等)。

2つのボタンを同時に押すと、予め登録しておいた、文字や文章を表示させるツールです。

個人的にはあまり必要性を感じていないので使っておりませんが、興味のある方は検索してみてください。

 



※なお、文中の意見にわたる部分は筆者の私見であり、いずれの団体等の見解を代表するものではありません。 



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